Автоматизация в гостиничном бизнесе

Аутсорсинг и аутстаффинг функций отеля

Created with Sketch.

Автоматизация в гостиничном бизнесе

аутсорсинг госриничного бизнеса

Какие существуют возможности, чтобы повысить эффективность работы и снизить затраты на автоматизацию гостиницы, следуя тренду на облачные сервисы

Облачные решения в программе 1С:Отель

На сегодняшний день существует довольно неплохая платворма от компании 1С — «1С:Отель». В ней довольно давно существуют возможности удаленной работы через браузер или тонкий клиент. А недавно появилась возможность вывести почти все требуемые функции вывести в облако, в том числе бронирование, ресепшн, бухгалтерию, аналитику, управление ценами.

Примеры использования:

  1. Если у вас сеть гостиниц или несколько блоков, то можно запускать единую базу, все процессы испольнять с тонкого клиента в облаке и организовать единое пространство продаж для всех отелей. Это неплохо упрощает процесс администрирования и процесс доступа к данным. В такой системе так же очень просто открыть новую точку продаж. Сотрудники могут подключиться к системе буквально за несколько кликов мыши.
  2. Если у вас отдельная гостиница, то можно открывать удаленные точки продаж. Что даст возможность загородным отелям быть близко к клиенту.
  3. Можно фундаментально иначе подойти к текущим бизнес-процессам и исключить у менеджера вообще стационарную точку работы. К примеру, если поздно вечером в воскресенье менеджеру нужно изменить цены, то для этого ему не нужны ехать в офис. А директор может прямо в планшете или на ноутбуке в онлайн режиме просматривать любую аналитику.

Способы подключения к облаку

Существует 2 варианта:

  • На купленном сервере настроить облако и хранить все данные у себя. Это подходит тем, у кого есть необходимые ресурсы и развернутая IT структура.
  • Можно взять в аренду готовое облако, это намного дешевле, и тогда всю заботу о «железе» и его администрировании компания-разработчик (к примеру, 1С:Отель) берет на себя. Все данные находятся в облаке и доступны в режиме 24/7.

Чат-боты

Кроме обычных решений с онлайн доступом, есть и дополнительные. Это, к примеру, чат-боты. В 2017 г появился Housekeeping чат-бот для мобильных телефонов, позволяющий планировать и контролировать уборку. Сотрудники каждого отдела получают доступ к определенному набору функций.

К примеру, горничные видят только те номера, которые назначены в работу, могут быстро отметить начало и окончание уборки, обнаруженные в номере неисправности, а также расходы. Информация о неисправностях поступает в режиме онлайн в инженерную службу в виде уведомления, сотрудник которой, в свою очередь, принимает задачу в работу и делает об этом отметку.

Используя данный чат-бот, супервайзер видит в режиме онлайн статус каждого номера, в каком состоянии он находится, когда будет следующий заезд, получает уведомление, какие работы были проведены (уборка, устранение неисправностей и др). В итоге сокращается срок уборки номера, поскольку по статистике от момента, когда номер стал грязным до момента, когда он стал чистым, проходит больше половины времени. Иными словами, много времени уходит на то, что номер находится в состоянии ожидания, когда его проверит супервайзер, и он снова поступит в продажу.

Таким образом, с помощью данного чат-бота можно полностью «отвязать» супервайзеров от компьютера, а горничным дать в руки инструмент, чтобы они оперативно отмечали и строили свою работу. Все это влияет на качество обслуживания гостей, повышает рейтинг отеля.

Подключение клиентов к облаку

Кроме персонала, можно подключить к онлайн и гостей. Система позволяет гостям самостоятельно бронировать отель, оплачивать, заказывать дополнительные услуги, оставлять отзывы, а также получать актуальную информацию о различных акциях и мероприятиях в отеле.

Контроль счета повышает уверенность гостя в том, что ему не припишут никаких дополнительных услуг, и позволяет внедрять систему продажи безналичных расчетов. В результате наличные можно полностью убрать с территории отеля.

Как это выглядит

Во время заезда клиенту предоставляется индивидуальная ссылка для Персонального портала гостя, где гость может получить доступ к своему счету.

Все взаиморасчеты могут происходить либо по номеру комнаты, либо по браслету, либо по карте, которую гостю выдали при заезде. Как вариант, если позволяет система электронных замков, ключ от номера будет являться расчетной картой гостя. Переход на безналичный расчет позволяет решить две основные задачи:

  1. гость больше тратит, поскольку ему не надо каждый раз расплачиваться наличными, что может быть не всегда удобно.
  2. контроль персонала, поскольку у сотрудников нет доступа к наличным деньгам. Все деньги сосредоточены в одном месте, которое мы контролируем.

Также в систему добавлен заказ дополнительных услуг, таких как трансфер и рум-сервис. Система автоматически учитывает те скидки, которые вы выдали клиенту при заезде.

Также для увеличения вовлеченности гостя (особенно это актуально для загородных отелей) добавлена возможность видеть расписание мероприятий, проходящих на территории отеля. По всем мероприятиям гость имеет возможность выставить оценки. В результате вы будете знать, какие мероприятия пользуются популярностью, и что возможно улучшить.

Кроме того, гость получает в свой телефон расписание по своим процедурам (функция актуальна для санаторно-курортного отеля), и также может по каждой процедуре выставить оценки и оставить отзыв. Если раньше гостям при заезде выдавалась бумага с расписанием процедур, они периодически ее теряли и обращались за информацией на ресепшн, то теперь эта проблемы снята.Также в личном кабинете есть ссылка на чаты. Общение посредством чата для многих гостей гораздо удобнее, чем по телефону, кроме того, чаты намного оперативнее, чем электронная почта. Эта функция повышает лояльность и позволяет контролировать персонал, поскольку все обращения записываются в систему.

Кроме того в системе можно размещать информацию о различных мероприятиях, акциях и товарах отеля.

Возможность для гостя оплатить услуги в режиме онлайн значительно сокращает время при выезде. Особенно это актуально в загородных отелях, во время выезда большого числа гостей (воскресенье, понедельник).

Сервис 1С:Отель не только улучшает, ускоряет, но и меняет многие бизнес-процессы в отеле. К примеру, сервис подготавливает к тому, что мы можем убрать некоторую часть персонала с ресепшн гостиницы, поскольку гость может самостоятельно все вопросы решить в режиме онлайн.